Gert er ráð fyrir rúmlega eitt þúsund gestum á ráðstefnudegi UTmessunnar.
Á tæknideginum er svo opið fyrir almenning og hafa um 10.000 - 15.000 manns mætt á sýningarsvæðið síðustu árin.
SVINDLPÓSTAR: UTmessan selur enga þátttakendalista. Vörum við svikapóstum þar sem reynt er að selja lista og aðili þykist vera tengdur UTmessunni. VIÐ SELJUM ENGA LISTA!
Skilmálar
Umgjörð og skilyrði fyrir sýnendur
- Uppsetning sýningarsvæðis er fimmtudeginum frá kl. 9 - 17. Undantekning er uppsetning í Tæknistiganum fer fram á föstudagsmorgninum.
- Sýningarpláss er einungis gólfpláss með aðgang að rafmagni og þráðlausu neti.
- Sýningaraðilar þurfa sjálfir að sjá um það sem á að vera í sýningarbásnum svo sem stóla, borð, fjöltengi, merkingar og annað í gólfplássið sem úthlutað er.
- Sýningarsvæðið er opið bæði föstudag og laugardag og skuldbinda sýnendur sig til að vera á staðnum báða dagana (nema Koparbásar). Sýningarbásar þurfa að vera mannaðir á opnunartíma bæði föstudag og laugardag.
- Sýningaraðilar verða að taka tillit til hvors annars, stilla hávaða í hóf og sýna fagmennsku í samskiptum við aðra sýnendur. Virðið nágranna ykkar á sýningarsvæðinu og setjið ekki dót yfir á þeirra svæði. Skiljið ekki eftir lausa/smáa hluti óvaktaða milli daga.
- Ekki er leyfilegt að vera með áfenga drykki í básunum aðra en þá sem keyptir eru af veitingadeild Hörpu. Netfang veitingadeildar er
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. - Ekki er leyfilegt að eftirláta básinn til 3ja aðila.
- Taka skal niður bása strax eftir lokun á laugardeginum (alls ekki fyrr þar sem fólk er að koma í húsið alveg fram að lokun). Skilja skal vel við svæðið og setja rusl í ruslagáma Hörpu.
- Ef af einhverjum ástæðum básar (nema Koparbásar) eru ekki opnir báða dagana verður viðkomandi sektaður um 500.000 krónur.
Reikningar og greiðslur
Reikningar eru sendir út í byrjun janúar. Greiða þarf 50% gjald ef hætt er við pöntun fyrir 15. janúar, eftir það er fullt gjald rukkað þó hætt sé við. Ef UTmessan hættir við að halda viðburðinn mun endurgreiðsla fara fram.
UTmessan og Ský bera enga fjárhagslega ábyrgð á skuldbindingum sýnenda fari svo að aflýsa þurfi viðburðinum.
Opnunartími
Sýningarsvæðið er opið bæði föstudag og laugardag og er skylda að hafa básana mannaða á opnunartíma.
Föstudag opnar sýningarsvæðið formlega kl. 9:30 og er opið til kl. 18:30.
Laugardag er opið kl. 11 - 16 fyrir almenning.
Básar
Hæð bása er almennt ekki hærri en 3 metrar. Stærð gólfpláss sem sýnandi hefur fer eftir tegund aðildar og er að hámarki:
- Platínum: 8*2 metrar
- Gull: 5*2 metrar
- Silfur: 3*2 metrar
- Brons: 3*2 metrar
- Kopar: 3*2 metrar
- Sproti: 2*2 metrar
Úthlutað sýningarpláss er einungis gólfpláss með aðgangi að rafmagni og þráðlausu neti (wi-fi). Sýningaraðilar þurfa sjálfir að sjá um það sem á að vera í sýningarbásnum svo sem stóla, borð, bakveggi, fjöltengi, merkingar og annað.
Upplýsingar til sýnenda
Umgjörð sýningarbása
Sýningaraðilar skulu hafa í huga að þetta er tæknisýning og mælt er með að kynna og gefa tæknidót í stað sælgætis og matar. Getraunir og leikir trekkja að básunum og gerir sýninguna lifandi og skemmtilega. Forðast skal að hafa veitingar sem geta lekið niður eða skilja eftir sig rusl s.s. krap eða popp sem getur dreifst um allt húsið.
Búnaður í sýningarbása
Hægt er að leigja borð og annað hjá nokkrum aðilum t.d. Sýningarkerfi, Merking, EXTON, RECON og Harpa. Fjölmargar prentsmiðjur taka að sér að prenta bæklinga og annað efni í básanna.
Starfsmenn í sýningarbásum
Starfsmenn í sýningarbásum verða að hafa annað hvort ráðstefnupassa eða sýningarpassa til að komast inn á sýningarsvæðið á föstudeginum.
Á laugardeginum fá starfsmenn í básum aðgang að rými þar sem boðið er upp á kaffi og stólar til að hvíla sig aðeins frá amstrinu. Að öðru leyti verða allir að sjá um að sitt fólk fái mat.
Upplýsingar um ráðstefnugesti
Rúmlega þúsund gestir koma á ráðstefnu UTmessunnar og er það allt fólk sem tengist tölvu- og tæknigeiranum á einhvern hátt. Stærsti hlutinn er íslenskur en þó mætir einhver fjöldi erlendra gesta eða fólks sem býr á Íslandi og talar ekki íslensku.
Ráðstefnugestir á UTmessunni fá afhent nafnspjald með QR kóða. QR kóðinn er „Business Card“ á staðlinum vCard 3.0 og inniheldur upplýsingar um nafn, fyrirtæki og netfang.
Sýnendur geta t.d. notað app í síma til að skanna QR kóðann á nafnspjaldinu (með leyfi gestsins) til að safna tengiliðaupplýsingum (Business leads). Nokkur öpp eru til og hægt er að finna þau ef notað er leitarorðið „Badge Scanner“ í PlayStore eða AppStore.
Þau öpp sem við höfum prófað og eru bæði til í Android og iOS eru:
Ráðstefnu- og sýningarpassar
Með sýningaraðildinni fylgir eftirfarandi fjöldi aðgöngupassa:
- Platínum: 6 ráðstefnupassar og 4 sýningarpassar
- Gull: 4 ráðstefnupassar og 3 sýningarpassar
- Silfur: 1 ráðstefnupassi og 2 sýningarpassar
- Brons: 2 sýningarpassar
- Kopar: 2 sýningarpassar
- Sproti: 2 sýningarpassar
Ráðstefnupassi veitir aðgang að ráðstefnusölum, sýningarsvæðinu, mat, kaffi og í kokteil í lok dags. Ráðstefnupassinn er skráður á nafn og gildir eingöngu fyrir þann aðila.
Sýningaraðilar verða að skrá alla sem ætla að vera á ráðstefnunni sjálfri í gegnum ráðstefnuskráninguna. Mikilvægt er að gera þetta tímanlega áður en uppselt er á ráðstefnuna. (Rukkað er aukalega fyrir þá ráðstefnupassa sem eru umfram þá sem eru innifaldir í sýningaraðildinni.)
ATH. Sýningaraðilar fá engin sérstök afsláttarkjör af ráðstefnugjaldinu en skráðir félagar í Ský fá afslátt af ráðstefnupassanum.
Sýningarpassi veitir aðgang að sýningarsvæðinu, mat, kaffi og í kokteil í lok dags en hann gildir EKKI í ráðstefnusalina. Sýningarpassi er skráður á fyrirtæki/kaupanda. Hann gildir fyrir handhafa og getur því gengið á milli vakta í sýningarbásnum yfir daginn.
Sýningaraðilar geta keypt fleiri sýningarpassa ef þeir vilja hafa fleiri á svæðinu eða í kokteilnum. Ef sýningaraðila vantar fleiri sýningarpassa en þá sem fylgja aðild eru þeir pantaðir sérstaklega.
Sýningarpassar eru afhentir á fimmtudeginum frá kl. 9 - 17 á upplýsingaborði UTmessunnar í Hörpu á sama tíma og uppsetning bása fer fram. Það er á ábyrgð þess sem sækir þá að koma þeim til þeirra sem eru að vinna í básunum. Sýningaraðilar bera sjálfir ábyrgð á því að koma sýningarpössum á milli vakta.
Dæmi um QR kóða sem er á nafnspjöldunum: